POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes, así como en atención a los principios del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), Cyneza S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida en la República de Colombia, identificada con NIT 901.999.618-7, domiciliada en Barranquilla, Atlántico, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma CopyLab (web y móvil).

Datos de contacto:

2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA

La presente Política aplica al tratamiento de los datos personales de los usuarios de CopyLab, incluyendo médicos, profesionales de la salud, suscriptores, visitantes del sitio web y cualquier persona que interactúe con la plataforma.

CopyLab no almacena datos personales de pacientes ni información sensible relacionada con historias clínicas. La información procesada corresponde únicamente a imágenes o textos de resultados clínicos, que son tratados temporalmente con fines de digitalización y se eliminan de manera automática una vez procesados.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, se entenderá por:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

Cyneza S.A.S. garantiza que el tratamiento de los datos personales se realiza bajo los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se ajusta a la ley colombiana y a los principios del GDPR.
• Finalidad: los datos se tratan únicamente con propósitos legítimos y previamente informados al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realizará con autorización expresa del titular.
• Veracidad o calidad: la información será veraz, completa y actualizada.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita a personas autorizadas y a las finalidades declaradas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: toda la información personal será manejada con estricta reserva profesional.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Cyneza S.A.S. recolecta, utiliza, almacena y trata los datos personales de los usuarios de CopyLab con las siguientes finalidades:

• Gestión de usuarios y suscripciones: creación de cuentas, autenticación de acceso y control de licencias.
• Procesamiento de pagos y facturación: a través de la pasarela MercadoPago, sin almacenar datos financieros.
• Soporte técnico y servicio al cliente: respuesta a consultas, peticiones y solicitudes.
• Comunicaciones transaccionales: envío de notificaciones sobre la cuenta o el servicio.
• Mejora del servicio: análisis estadístico anónimo sobre uso y rendimiento de la plataforma.
• Cumplimiento legal: atención de requerimientos de autoridades competentes.

Cyneza S.A.S. no utiliza los datos personales con fines de mercadeo o publicidad masiva sin autorización expresa del titular.

6. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS

La información tratada puede incluir:

• Datos de identificación: nombre, correo electrónico y credenciales de usuario.
• Datos de contacto: correo y, opcionalmente, número de teléfono.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, dispositivo y logs de acceso.
• Datos de pago: gestionados exclusivamente por MercadoPago, sin que Cyneza S.A.S. almacene información financiera.

CopyLab no solicita, almacena ni conserva datos personales de pacientes, historias clínicas, ni resultados médicos identificables.

7. BASE LEGAL DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en:

• Consentimiento expreso del titular mediante la aceptación de los Términos y Condiciones.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación con el usuario.
• Interés legítimo de la Empresa en mantener la seguridad, integridad y mejora del servicio.
• Normativa colombiana vigente (Ley 1581/2012, Decreto 1377/2013) y los principios del GDPR (artículos 6 y 7).

8. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

• Los datos personales de los usuarios se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Los resultados clínicos procesados mediante OCR se conservan de manera temporal (hasta 10 registros por usuario) y se eliminan automáticamente al agregar uno nuevo.
• En caso de terminación de la cuenta, los datos del usuario serán eliminados de forma segura dentro de un plazo máximo de 30 días calendario.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Cyneza S.A.S. utiliza servicios de infraestructura en la nube provistos por Firebase (Google Cloud Platform), cuyas operaciones pueden implicar transmisión internacional de datos a países con niveles adecuados de protección conforme a las normas de la Unión Europea y la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

El tratamiento cumple con los estándares de seguridad y confidencialidad establecidos por Google Cloud, MercadoPago y otras plataformas tecnológicas utilizadas por CopyLab.

En ningún caso se cederán o comercializarán datos personales a terceros no autorizados.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES (DERECHOS ARCO)

De conformidad con la legislación vigente, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al siguiente formulario:

La solicitud debe contener como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Descripción clara de la petición.
• Documento de identificación.

Cyneza S.A.S. responderá dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, conforme al procedimiento establecido por la SIC.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Cyneza S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas:

• Conexión cifrada HTTPS/TLS.
• Autenticación mediante Firebase Auth.
• Control de acceso a datos internos.
• Eliminación automática de registros temporales.
• Supervisión continua del entorno de servidores.

13. MENORES DE EDAD

CopyLab no está dirigida a menores de edad ni recolecta datos de menores. Si se detecta información personal de un menor, será eliminada de inmediato.

14. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Cyneza S.A.S. podrá modificar la presente Política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos o técnicos. Toda modificación será publicada en el sitio web www.copylab.online y entrará en vigor desde su fecha de publicación.

15. LEGISLACIÓN APLICABLE Y AUTORIDAD DE CONTROL

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia. La autoridad competente en materia de protección de datos es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):

📍 www.sic.gov.co / Protección de Datos Personales

Asimismo, CopyLab adopta los principios de licitud, transparencia, minimización y limitación de finalidad del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (GDPR).

16. CONTACTO

Cualquier inquietud o solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales puede dirigirse a: